KSeF

KSeF to przede wszystkim formalne kroki, które warto wykonać już dziś!

System enova365 to system ERP dla kompleksowej obsługi Twojej firmy, zawsze zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami, również w zakresie wysyłki i odbioru faktur w ramach systemu KSeF BEZ LIMITU DOKUMENTÓW. Funkcjonalność jest dostępna i na bieżąco aktualizowana wraz z kolejnymi wersjami enova365 w oparciu o bieżące zmiany i wytyczne Ministerstwa.

Wdrożenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) to realne wyzwanie operacyjne i technologiczne. Jeżeli wciąż analizujesz procesy wewnętrzne i wybór odpowiedniego narzędzia, sięgnij po sprawdzone, polskie i polecane rozwiązanie – system enova365 dla biznesu.

Niezależnie od stopnia zaawansowania, istnieje zestaw formalnych i technicznych kroków, które należy wykonać już dziś, aby uniknąć przestojów w wystawianiu i odbieraniu faktur. Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik dla użytkowników systemu enova365:

KSeF wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych. Ich realizacja jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy w systemie.

Krok 1: Zgłoszenie firmy do KSeF (ZAW‑FA)

Pierwszym i absolutnie podstawowym krokiem jest złożenie formularza ZAW‑FA, który rejestruje podmiot w KSeF. Dokument można złożyć m.in. poprzez e‑Urząd Skarbowy.

Bez tego etapu firma nie uzyska dostępu do środowiska KSeF, a dalsza konfiguracja systemu nie będzie możliwa.

Krok 2: Nadanie uprawnień użytkownikom

Kolejnym etapem jest upoważnienie osób, które w firmie będą korzystać z KSeF – zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania faktur. Nie odkładaj na później upoważnienia uprawnionych osób. Zgłoś tylu użytkowników, ilu rzeczywiście będzie korzystać z KSeF, również w przypadku zastępstw.

Krok 3: Wygenerowanie certyfikatów

To bardzo ważny krok! Aby system finansowo‑księgowy mógł komunikować się z KSeF, konieczne jest wygenerowanie certyfikatów na stronie Ministerstwa. Zajmie to tylko chwilę.

Należy zadbać o bezpieczne przechowywanie wszystkich danych:

• plików .cert oraz .key,
• numeru seryjnego certyfikatu,
• hasła do certyfikatu.

Krok 4: Konfiguracja certyfikatów w enova365

Po stronie systemowej kluczowym etapem jest prosta konfiguracja certyfikatów w enova365. Można ją wykonać samemu podążając za instrukcją. Jesteśmy jako partner wdrożeniowy również do dyspozycji celem zrealizowania poprawnej konfiguracji.

Taka konfiguracja pozwala:

• zweryfikować poprawność połączenia z KSeF,
• uniknąć błędów na etapie produkcyjnym,
• dopasować ustawienia do procesów obowiązujących w firmie.

Dzięki temu zyskujemy pewność, że system jest gotowy do pracy w środowisku produkcyjnym. Nadszedł więc czas, w którym możemy przeszkolić Twój zespół z korzystania z KSeF w środowisku testowym. W tym celu nasz konsultant pomoże przygotować bazę testową programu.

Krok 5: Gotowość systemu enova365

Po wykonaniu powyższych kroków enova365 jest przygotowana do pracy z KSeF. System umożliwia zarówno wysyłanie, jak i odbieranie faktur ustrukturyzowanych bez limitów ilościowych. Rób to wygodnie, bezpośrednio z systemu enova365, posiadając zawsze aktualną funkcjonalność, zgodną z przepisami.

Przedsiębiorco – pamiętaj!

• enova365 jest na bieżąco aktualizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• użytkownik nie musi wdrażać dodatkowych, zewnętrznych rozwiązań, wystarczy, że posiada aktualną wersję programu enova365,
• w enova365 nie ma limitu dokumentów KSeF! Korzystaj odpowiednio do skali swojego biznesu. 
• przygotowanie firmy do KSeF nie musi być skomplikowane.
• Obieg elektroniczny dokumentów z uwzględnieniem KSeF? Wdrożymy funkcjonalność zgodnie z wymaganiami.

Radio Katowice od lat korzysta z systemu enova365, który dostosowaliśmy do specyfiki branży radiowej – z obsługą honorariów, integracją z systemami zewnętrznymi oraz pełną automatyzacją obiegu informacji i dokumentów, którą teraz rozszerzyliśmy o pełną obsługę KseF. 

Dedykowany workflow w enova365 uruchamia się automatycznie w momencie rejestracji dokumentu w DMS. Inteligentny obieg prowadzi fakturę przez kolejne etapy weryfikacji – od merytorycznej, przez formalną i księgową, aż po akceptację głównego księgowego i zarządu. 
Na każdym etapie użytkownicy mają podgląd faktury z KSeF, a po zamknięciu procesu dokument jest w pełni gotowy do dekretacji. 

Dzięki wdrożeniu workflow systemu enova365 procesy w Radiu Katowice przebiegają sprawnie i bez zakłóceń. 
Pełna kontrola nad dokumentami KSeF pozwala szybko reagować na bieżące potrzeby, a zmiany przepisów nie wpływają na codzienną pracę rozgłośni. 

“Ostatnimi czasy w Radio Katowice został wdrożony elektroniczny obieg dokumentów i jego dostosowanie go do Krajowego Systemu e-faktur. System jest prosty, intuicyjny, spełnia swoje zadania. Jest dostosowany zarówno do potrzeb, jak i wymagań prawnych. Datio to sprawdzony i rzetelny partner. “

Paweł Małysz – Dyrektor ds. ekonomicznych / Główny Księgowy Radia Katowice 

W razie pytań, nasz konsultant dostępny jest na czacie w dni robocze od godziny 8:00-16:00 lub zapraszamy bezpośrednio do KONTAKTU.