Przygotowanie firmy do KSeF to przede wszystkim formalne kroki, które warto wykonać już dziś!
Wdrożenie Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) to realne wyzwanie operacyjne i technologiczne. Część z przedsiębiorców czeka już na linii startu, inni wciąż analizują procesy wewnętrzne i wybór odpowiednich narzędzi IT.
Niezależnie od stopnia zaawansowania, istnieje zestaw formalnych i technicznych kroków, które warto wykonać odpowiednio wcześnie, aby uniknąć przestojów w wystawianiu i odbieraniu faktur. Poniżej przedstawiamy praktyczny przewodnik dla użytkowników systemu enova365, który jest już gotowy na nadchodzące zmiany.
KSeF wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych. Ich realizacja jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy w systemie.
Krok 1: Zgłoszenie firmy do KSeF (ZAW‑FA)
Pierwszym i absolutnie podstawowym krokiem jest złożenie formularza ZAW‑FA, który rejestruje podmiot w KSeF. Dokument można złożyć m.in. poprzez e‑Urząd Skarbowy.
Bez tego etapu firma nie uzyska dostępu do środowiska KSeF, a dalsza konfiguracja systemu nie będzie możliwa.
Krok 2: Nadanie uprawnień użytkownikom
Kolejnym etapem jest upoważnienie osób, które w firmie będą korzystać z KSeF – zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania faktur. Nie odkładaj na później upoważnienia uprawnionych osób. Zgłoś tylu użytkowników, ilu rzeczywiście będzie korzystać z KSeF, również w przypadku zastępstw.
Krok 3: Wygenerowanie certyfikatów
To bardzo ważny krok! Aby system finansowo‑księgowy mógł komunikować się z KSeF, konieczne jest wygenerowanie certyfikatów.
Należy zadbać o bezpieczne przechowywanie wszystkich danych:
- plików .cert oraz .key,
- numeru seryjnego certyfikatu,
- hasła do certyfikatu.
Krok 4: Konfiguracja certyfikatów w enova365
Po stronie systemowej kluczowym etapem jest konfiguracja certyfikatów w enova365. Jesteśmy do dyspozycji celem zrealizowania poprawnej konfiguracji.
Taka konfiguracja pozwala:
- zweryfikować poprawność połączenia z KSeF,
- uniknąć błędów na etapie produkcyjnym,
- dopasować ustawienia do procesów obowiązujących w firmie.
Dzięki temu organizacja zyskuje pewność, że system jest gotowy do pracy w środowisku produkcyjnym. Nadszedł więc czas, w którym możemy przeszkolić Twój zespół z korzystania z KSeF w środowisku testowym. W tym celu nasz konsultant pomoże przygotować bazę testową programu.
Krok 5: Gotowość systemu enova365
Po wykonaniu powyższych kroków enova365 jest przygotowana do pracy z KSeF. System umożliwia zarówno wysyłanie, jak i odbieranie faktur ustrukturyzowanych bez limitów ilościowych.
Przedsiębiorco – pamiętaj!
- enova365 jest na bieżąco aktualizowana zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- użytkownik nie musi wdrażać dodatkowych, zewnętrznych rozwiązań, wystarczy, że posiada aktualną wersję programu enova365,
- nie ma dodatkowych opłat za korzystanie z KseF w enova365.
- przygotowanie firmy do KSeF nie musi być skomplikowane, pod warunkiem że proces zostanie odpowiednio zaplanowany i zrealizowany etapami.
W razie pytań, nasz konsultant dostępny jest na czacie w dni robocze od godziny 8:00-16:00, bądź zapraszamy do KONTAKTU.